Làm thể nào để có một buổi khai trương quán cafe hoàn hảo nhất? Cần chuẩn bị những gì để nâng cao trải nghiệm và đánh giá của khách hàng ngay từ ngày đầu đến quán? Bài viết mà Mayaca Coffee chia sẻ dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.
Lập kế hoạch khai trương quán cafe chi tiết
Một buổi khai trương quán cà phê thành công không thể thiếu một kế hoạch triển khai rõ ràng. Thay vì xử lý công việc theo cảm tính, chủ quán nên xây dựng timeline cụ thể cho từng hạng mục từ truyền thông, chuẩn bị nguyên liệu đến bố trí nhân sự. Điều này giúp hạn chế sai sót và đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng tiến độ.
Xác định ngân sách khai trương
Ngân sách khai trương thường bao gồm chi phí quảng cáo, quà tặng khách hàng, in ấn banner, trang trí không gian và các khoản dự phòng phát sinh. Việc dự trù ngân sách giúp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.
Xây dựng timeline công việc
Nên lên kế hoạch từ 2 đến 4 tuần trước ngày khai trương để có đủ thời gian triển khai các hoạt động cần thiết và xử lý các vấn đề phát sinh.
Trainning đội ngũ nhân viên trước ngày khai trương quán cà phê
Một trong những yếu tố đầu tiên quyết định đến đánh giá của khách hàng chính là thái độ và phong cách phục vụ của nhân viên. Từ nhân viên phục vụ cho đến pha chế đều phải thật sự hoàn hảo.
Để đảm bảo ngày khai trương không gặp vấn đề về quy cách hoạt động. Toàn bộ nhân viên của quán phải được trainning kỹ lưỡng. Chạy thử trước đó từ 2- 3 ngày. Bạn có thể mời bạn bè, người thân đến với tư cách là khách hàng để nắm bắt những tình huống có thể xảy ra.
Bởi mỗi một quán cafe khai trương đều rất đông khách hàng. Nếu nhân viên không quen việc sẽ rất dễ bị loạn và lạc đơn có thể xảy ra bất cứ lúc nào.
Tuyển chọn pha chế
Yếu tố quyết định khách hàng có trở lại quán bạn lần 2, lần 3 không chính là ở thức uống. Thức uống ngon thì chắc chắn sẽ lấy trọn sự hài lòng của khách hàng phải không nào.
Chính vì vậy mà bộ phân pha chế của quán rất quan trọng. Nên chọn những bạn pha chế có tay nghề cao, có chứng chỉ nghiệp vụ Barista. Nên nhớ là hãy pha hết tất cả các món có trong menu của mình để thử trước khi chốt công thức nha.
Set menu và mức chiết khấu
Menu đẹp, nhiều thức uống cùng với mức giá phải chăng sẽ tạo dấu ấn tốt cho khách hàng. Chính vì vậy mà bạn nên chọn cho quán mình một mẫu menu quán cà phê thích hợp và set món hợp lý nhất.
Đừng quên là mức chiết khấu khai trương sẽ rơi vào khoảng 15 – 20% trên giá món. Theo tính toán chung, một thức uống bạn sẽ có chi phí nguyên liệu rơi vào 45-50% theo giá món. Bạn sẽ không phải lo về chuyện lỗ vốn hay không lời vào những ngày khai trương.
Chuẩn bị nguyên liệu và hàng hóa cho ngày khai trương
Nguồn nguyên liệu là yếu tố quyết định khả năng phục vụ khách hàng trong ngày khai trương. Nếu chuẩn bị thiếu, quán có thể rơi vào tình trạng hết món hoặc gián đoạn hoạt động. Ngược lại, nhập quá nhiều nguyên liệu lại làm gia tăng chi phí và nguy cơ tồn kho. Vì vậy, việc tính toán nhu cầu thực tế và xây dựng phương án dự phòng là vô cùng cần thiết:
- Dự báo số lượng khách hàng: Chủ quán nên căn cứ vào quy mô quán, chương trình khuyến mãi và khả năng tiếp cận truyền thông để ước tính lượng khách trong ngày khai trương.
- Kiểm tra nguồn cung nguyên liệu: Toàn bộ nguyên liệu pha chế cần được chuẩn bị đầy đủ và kiểm tra chất lượng trước khi đưa vào sử dụng.
- Chuẩn bị vật tư tiêu hao: Ly giấy, nắp ly, ống hút, khăn giấy và bao bì mang đi cũng cần được dự trù với số lượng phù hợp để tránh thiếu hụt.
Tính toán chi phí cho quảng cáo và tổ chức lễ khai trương
Theo kinh nghiệm, số tiền để chi cho buổi lễ khai trương nên rơi vào khoảng 20% so với tổng chi phí chi cho quảng cáo. Cụ thể, số tiền này sẽ dùng để thực hiện những việc sau:
- In băng rông, áp phích và thư mời
- Thực hiện các khuyến mãi cho khách hàng tại quán hoặc khách hàng đặt online.
- Trang trí, thiết kế và quà lưu niệm cho khách hàng đến quán nhân ngày khai trương.
Nếu còn dư kinh phí, hãy chi chi các hoạt động văn nghệ để buổi lễ thêm phần náo nhiệt. 80% chi phí khai trương còn lại là để phục vụ cho các hoạt động quảng cáo trên facebook. Nếu bạn đang muốn hướng đến cafe thương hiệu, hãy đầu tư cho mình một trang web để quảng bá thương hiệu đến mọi người.
Xác định ngày khai trương
Một yếu tố cũng không kém phần quan trọng khi khai trương quán cafe chính là xem ngày. Từ xưa đến nay chuyện ngày tốt, ngày xấu là phong tục mà cha ông ta lưu giữ. Dù bạn là người không mê tín nhưng tốt nhất vẫn nên xem cho mình một ngày thật tốt để khai trương quán nha.
Sau khi chọn được ngày tốt, hãy chọn những ngày rơi vào ngày lễ. Bởi đây là thơi gian rảnh, sẽ có nhiều khách hàng chú ý đến quán của bạn. Đặc biệt, giờ khai trương nên là vào buổi sáng, khoảng từ 7 – 9h là tốt nhất.
Mẹo nhỏ cho ngày khai trương
Cách tốt nhất để bạn khỏi lo lắng là hãy đặt mình vào vị trí của khách hàng. Một mẹo nhỏ cho bạn chính là hãy bố trí một người quản lý có kinh nghiệm. Họ sẽ thay bạn điều phối mọi thứ từ nhân viên cho đến khách hàng.
Hãy nhờ sự giúp đỡ từ người thân và bạn bè nhiều nhất có thể. Đừng quên là hỏi ý kiến toàn bộ khách hàng để biết được những thiếu sót của quán sớm nhất có thể. Chúc bạn sẽ có một buổi khai trương quán náo nhiệt và thuận lợi nhất.
Trên đây là một số kinh nghiệm khai trương quán cafe, cần chuẩn bị những gì tốt nhất mà Mayaca Coffee chia sẻ đến bạn. Mong rằng bài viết này sẽ thật sự hữu ích và hãy theo dõi những bài viết tiếp theo để có thêm nhiều kiến thức tuyệt vời nha.
Nếu cần tư vấn setup quán và hỗ trợ vui lòng xem chi tiết dịch vụ của chúng tôi tại link này
